Auftragsverarbeiter: [Firmenname, Anschrift – Platzhalter, siehe Impressum]. Verantwortlicher: der bzw. die Fotograf:in bzw. das Studio, das ein Galeriepilot-Konto betreibt ("du", "Auftraggeber:in").

Gegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Daten, die im Rahmen der Nutzung von Galeriepilot anfallen (insbesondere Daten deiner Endkund:innen in Kundengalerien, im Shop und im Studio-CRM). Die Verarbeitung erfolgt für die Dauer deines Vertragsverhältnisses mit Galeriepilot.

Art und Zweck: Bereitstellung der Plattform zur Präsentation, Auswahl, zum Verkauf und zur Auslieferung von Foto- und Videodateien sowie zur Verwaltung von Kundenbeziehungen (CRM). Kategorien betroffener Personen: deine Endkund:innen (z. B. Hochzeits-, Event- oder Porträtkund:innen) sowie ggf. auf Fotos abgebildete Dritte. Kategorien personenbezogener Daten: Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer und Anschrift, Bestell- und Zahlungsmetadaten (keine vollständigen Kartendaten – diese verarbeitet Stripe direkt), Auswahl- und Interaktionsverhalten in Galerien, sowie die von dir hochgeladenen Bild- und Videodateien selbst.

Galeriepilot verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf deine dokumentierte Weisung, insbesondere im Rahmen der bereitgestellten Plattformfunktionen. Eine Verarbeitung zu eigenen Zwecken findet nicht statt, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben.

Alle Personen, die bei Galeriepilot Zugriff auf deine Daten haben können, sind auf Vertraulichkeit verpflichtet.

Die getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO sind als Anlage 1 diesem Vertrag beigefügt (siehe Abschnitt unten) und werden bei wesentlichen Änderungen aktualisiert.

Du stimmst dem Einsatz folgender Unterauftragsverarbeiter zu:

• Hetzner Online GmbH (Deutschland) – Hosting der Anwendung und Objektspeicher für Mediendateien, Rechenzentrumsstandort Nürnberg, EU.
• E-Mail-Versanddienstleister – für den Produktivbetrieb vorgesehen (z. B. Postmark oder Brevo, jeweils mit EU-Rechenzentrum); zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Dokuments noch nicht produktiv angebunden. Wird vor Aufnahme des Produktivbetriebs hier ergänzt.

Hinweis zu Zahlungsdaten

Zahlungen laufen über dein eigenes Stripe-Konto (Stripe Connect). Stripe verarbeitet Zahlungsdaten direkt zwischen dir, deiner Kundschaft und Stripe – Galeriepilot ist an dieser Verarbeitung nicht als Auftragsverarbeiter beteiligt und erhält keine vollständigen Zahlungsdaten. Der Einsatz von Stripe erfolgt eigenverantwortlich durch dich als dessen Vertragspartner:in.

Über die Aufnahme neuer oder den Austausch bestehender Unterauftragsverarbeiter informieren wir dich vorab; du kannst innerhalb einer angemessenen Frist widersprechen.

Galeriepilot unterstützt dich, soweit möglich, bei der Erfüllung deiner Pflichten nach Art. 12–22 DSGVO (Betroffenenrechte) sowie bei Datenschutz-Folgenabschätzungen, insbesondere durch entsprechende Funktionen in der Plattform (z. B. Export und Löschung im Studio-CRM).

Du hast das Recht, dich von der Einhaltung der in diesem Vertrag vereinbarten Pflichten zu überzeugen, insbesondere durch Einholung von Auskünften. [Platzhalter – konkrete Nachweisform juristisch festzulegen, z. B. Selbstauskunft oder Zertifizierung.]

Galeriepilot informiert dich unverzüglich, wenn Anhaltspunkte für eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten in deinem Auftrag bestehen, und unterstützt dich bei der Erfüllung deiner Meldepflichten gegenüber Aufsichtsbehörden und Betroffenen.

Nach Beendigung deines Vertrags werden deine Daten gemäß der in der Datenschutzerklärung genannten Frist gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht (z. B. für Rechnungsdaten). Auf Wunsch stellen wir dir deine Daten vor der Löschung in einem gängigen Format zur Verfügung.

Es gelten die Haftungsregelungen der AGB entsprechend. [Platzhalter – juristisch zu prüfen.]

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Bei Widersprüchen zwischen diesem AVV und den AGB geht dieser AVV hinsichtlich der Datenverarbeitung vor. [Platzhalter – juristisch zu prüfen.]